¿Quieres obtener mejor acceso a tus documentos, optimizar la productividad y reducir los costes? La digitalización de documentos es la solución a tus necesidades de empresa.
La digitalización de documentos es un proceso que convierte documentos físicos en formato digital. Esto se hace generalmente a través de un software de escaneo y digitalización. Esta tecnología te permite transformar tus documentos en un formato fácil de leer, compartir, editar y almacenar en línea.
¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos es un proceso por el cual los documentos escritos a mano, impresos o incluso en formato digital, se producen en una forma digital diferente. Esto se hace mediante la conversión de documentos en un formato electrónico que puede usar una computadora para leer. Esto permite a los usuarios organizar, almacenar y compartir los documentos de manera eficiente.
La digitalización de documentos ofrece muchas ventajas. En primer lugar, reduce el costo de almacenamiento del documento, ya que no es necesario gastar dinero en archivador o empaquetado para mantenerlo. En segundo lugar, al reducir el tiempo necesario para encontrar y controlar los documentos, ahorra tiempo de los empleados y, por lo tanto, también los costos laborales. Además, el formato digital también permite la fácil recuperación de los datos de los documentos, lo que facilita su recuperación sin tener que soportar el dolor de cabeza de los documentos perdidos.
Lo mejor para digitalizar un gran volumen de documentos es contratar a empresas especializadas como Safetydoc, que como experto en externalización archivos y digitalización, ofrecen una solución completa para el control, gestión y trazabilidad de toda la documentación empresarial.
Beneficios de la Digitalización de Documentos
Hay muchas formas en las que la digitalización de documentos puede mejorar la gestión de documentos para cualquier negocio. Entre los principales beneficios de esta práctica destacan el ahorro de costes, el acceso mejorado, la seguridad y el almacenamiento seguro, así como la mayor productividad. Estos beneficios se detallan a continuación:
Ahorro de costes
La digitalización de documentos es una excelente opción para ahorrar costes en variados ámbitos. Gracias a la digitalización, no es necesario imprimir en papel y gastar en tóner o tinta; además, se reduce la necesidad de almacenamiento en papel. La digitalización es una solución mucho más eficaz y rentable para las empresas.
Gracias a la digitalización, los equipos de trabajo pueden usar herramientas y procesos digitales para gestionar los documentos. Esto significa que los equipos pueden trabajar más rápido y con mayor precisión. Esto conlleva una disminución de los costes de gestión, lo que se traduce en importantes ahorros de dinero para la empresa.
Otro beneficio es que la digitalización ofrece una mejora significativa en la seguridad de los documentos. Los documentos digitalizados están seguros y protegidos de los ataques cibernéticos, lo que significa que los riesgos de sufrir pérdidas de datos se minimizan. Esto también significa un ahorro significativo en los costes relacionados con la seguridad de los documentos.
En definitiva, la digitalización de documentos es una herramienta muy útil para ahorrar costes y conseguir una mayor eficiencia en el trabajo. Es una buena forma de asegurar que los equipos de trabajo puedan gestionar los documentos de manera segura y eficiente, logrando importantes ahorros financieros para la empresa.
Acceso mejorado
es uno de los mayores beneficios de la digitalización de documentos. La digitalización convierte los documentos en archivos digitales que se pueden almacenar y descargar electrónicamente. Esto les da a los usuarios la posibilidad de acceder a los documentos en línea desde un solo dispositivo. La digitalización reduce el tiempo de búsqueda, ya que los archivos se pueden buscar y acceder de manera rápida y sencilla. Además, los archivos digitales se pueden compartir fácilmente con los demás usuarios, así como con otros dispositivos. Esto mejora enormemente la productividad y el acceso a la información.
Seguridad y almacenamiento seguro
La digitalización de documentos no solo nos ahorra tiempo en la administración de documentos, sino que también ofrece muchas ventajas de seguridad. El almacenamiento digital de documentos permite que las copias de seguridad se realicen de forma segura en la nube, manteniendo al mismo tiempo la privacidad de sus archivos. Los archivos se limpian y se cifran en cada paso, para garantizar la seguridad de la información. Esto significa que incluso si los archivos se pierden o son codificados por malware, los datos estarán protegidos.
Además, los documentos digitalizados se pueden almacenar de forma segura en la nube. Esto significa que los archivos en línea estarán siempre disponibles y se pueden usar desde cualquier lugar, siempre y cuando tenga acceso a Internet. Los documentos almacenados en la nube están seguros y seguros y no pueden verse afectados por incendios, inundaciones o cualquier otra amenaza externa. Esto significa que siempre tendrás una copia de seguridad de tus documentos digitalizados para que puedas acceder a ellos en caso de que los archivos originales se pierdan o se dañen.
Mayor productividad
La digitalización de documentos permite a las empresas ahorrar tiempo y aumentar la productividad de sus equipos de trabajo. Esto se debe a que la digitalización de documentos elimina el tiempo perdido buscando archivos físicos, permitiendo a los empleados concentrarse en tareas más productivas. Además, la digitalización permite a las empresas llevar a cabo tareas tales como la verificación de documentos y la indexación de datos de forma mucho más rápida. Esto resulta en una mejor productividad de los empleados y una mayor calidad y eficiencia del trabajo realizado.
Consejos para la digitalización exitosa
La digitalización de documentos ofrece numerosos beneficios. Sin embargo, para aprovechar estos beneficios, es importante tomar las precauciones necesarias para garantizar que el proceso de digitalización se lleve a cabo de forma exitosa y segura. Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta al digitalizar documentos:
1. Elija un buen escáner: es importante encontrar un escáner que cumpla con sus necesidades y que sea capaz de escanear los documentos con la mejor calidad posible. Algunos escáneres permiten la digitalización a múltiples tamaños, así como la posibilidad de ajustar los parámetros de escaneo.
2. Use el formato de archivo correcto: muchos escáneres le permiten escoger el formato de archivo para los documentos digitalizados. Algunos formatos, como PDF o TIFF, son particulamente útiles para los documentos que contengan imágenes o gráficos.
3. Utilice herramientas de seguridad adecuadas: es importante proteger los documentos digitalizados con contraseñas y cifrar el contenido para evitar el acceso no autorizado. Esto ayudará a evitar que los datos sean vistos, descargados o modificados por personas no autorizadas.
4. Realice copias de seguridad: para evitarla pérdida de datos, es recomendable realizar copias de seguridad de los documentos digitalizados en un dispositivo externo o en la nube. Esto le permitirá recuperar los documentos en caso de que el dispositivo principal falle.
5. Deseche los documentos de forma segura: una vez que los documentos hayan sido digitalizados, es importante desechar los documentos originales de forma segura. Esto implica destruir los documentos de forma que nadie más pueda leerlos.