Aprende a escribir un correo electrónico profesional.

Escribir y recibir correos electrónicos se ha convertido en una parte inevitable de nuestra vida diaria, tanto en la correspondencia personal como profesional. Al escribir un correo a la familia o amigos, el lenguaje puede ser lo más informal posible. Sin embargo, siempre que se envían mensajes profesionales, es importante saber cómo escribir para asegurarse de que el mensaje sea perfecto.

Aunque enviemos varios correos, la verdad es que muchos de ellos no son efectivos. La dificultad para recibir una respuesta apropiada en nuestra bandeja de entrada se debe principalmente a la forma en que se escribe, porque se dejan a los destinatarios sin saber cómo responder o actuar.

Aspectos a considerar al redactar un correo.

  1. Tema.

En el asunto debe indicar brevemente el motivo de su contacto. No debe ser demasiado ambiguo, tener demasiadas palabras o abusar del uso de puntuaciones excesivas o mayúsculas.

  1. Saludo.

Aunque sea un mensaje muy corto, siempre hay que usar un saludo. Si sabe el nombre de la persona, inclúyalo.

  1. Tamaño.

Mantenga su correo lo más corto y conciso posible. Nadie leerá cuidadosamente un texto demasiado largo, de modo que sólo hay que poner la información esencial.

  1. Tipo de letra.

Evite las fuentes excesivamente ornamentadas, divertidas o coloridas, porque estas fuentes simplemente distraerán al destinatario de su mensaje. Si bien es común el uso de negritas y cursivas para hacer énfasis en algo, también es cierto que hay que moderar su uso, porque de lo contrario, harán que su correo sea confuso.

  1. Emojis.

Nunca utilice emojis en un correo profesional, ya que denotan poca seriedad y en general, son más adecuados para el uso personal. Incluso en ocasiones, los sistemas antispam mandan los mensajes con emojis a la carpeta de correo no deseado, por lo que es posible que el destinatario no vea nada.

  1. Ortografía y gramática.

El hecho de estar escribiendo un correo electrónico no significa que la ortografía y gramática se deban descuidar. Vale la pena tomarse unos minutos para revisar y editar el texto cuidadosamente antes de enviar el mensaje.

  1. Firma.

Firme con un breve “gracias”, por ejemplo, y luego escriba su nombre. Esta es una gran manera de profesionalizar todos sus mensajes sin esfuerzo.

Una herramienta flexible.

Hay varias razones para usar el correo electrónico, ya que además de ser un medio de comunicación entre colegas, gerentes y proveedores, por ejemplo, también puede servir como carta de presentación para un posible empleador, puede ser una carta de agradecimiento a un colega que haya aceptado dar referencias, puede ser una carta de renuncia a su actual jefe o incluso puede ser una solicitud de una recomendación.